¿Qué es una orden de compra?
Un pedido es un documento redactado por el proveedor que resume los bienes y servicios solicitados por el comprador. El comprador debe verificar y firmar el pedido para iniciar la entrega y, en su caso, la emisión de una factura para transacciones B2B. El objetivo del pedido es confirmar la compra de los bienes y servicios solicitados y detallar los términos del intercambio. El pedido se puede realizar por correo, fax o correo electrónico.
¿Qué información se incluye en una orden de compra?
El pedido debe contener información obligatoria como:
- Mención «Pedido» en el documento.
- Fecha y número de pedido.
- Fecha y condiciones de entrega.
- Identificación completa del proveedor (dirección de la sede social, razón social del proveedor).
- Identificación completa del cliente (número de identificación fiscal, denominación social de la empresa, etc.) y dirección de facturación.
- Cantidad y detalles de los bienes o servicios solicitados.
- Precio antes de impuestos (excl. IVA) y precio total con impuestos (incl. IVA).
- Importe del IVA.
- Condiciones de pago.
- Condiciones y plazos de retractación.
- Información relacionada con las condiciones de venta (forma de pago, condiciones de entrega).
¿Por qué utilizar una orden de compra?
Las empresas utilizan una orden de compra en primer lugar para contar con protección legal. De hecho, el pedido representa un contrato legal entre el vendedor y el comprador, y permite validar la promesa de venta. En caso de desacuerdo sobre la cantidad de los productos, por ejemplo, el pedido sirve como referencia.
En segundo lugar,una orden de compra facilita el seguimiento de los pedidos. Permite, a través del número de pedido, visualizar y gestionar mejor los bienes y servicios solicitados.
Además,una orden de compra ayuda a evitar problemas durante las auditorías. Por lo tanto, en caso de una auditoría fiscal, los trámites son más sencillos y rápidos.
Por último, una orden de compra facilita la gestión para los proveedores y agiliza las operaciones, ya que al tener toda la información en un mismo lugar, el proveedor puede enviar los pedidos más rápidamente.
¿Cuándo debe proporcionar una empresa una orden de compra?
Para mayor eficiencia, las empresas establecen un monto mínimo para la emisión de una orden de compra. Además, ciertos pagos no requieren una orden de compra, como:
- Compras regulares y recurrentes relacionadas con las actividades diarias de la empresa, incluyendo calefacción, electricidad y gas, por ejemplo.
- Reembolsos de gastos internos (equipamiento interno, suministros, entretenimiento). Generalmente se denominan «reembolso de gastos».
- Compras cuyo costo total futuro sea desconocido, donde una factura será suficiente.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
La principal diferencia entre una orden de compra y una factura es que el pedido permite especificar con precisión los artículos solicitados por el comprador, así como los términos relacionados con la entrega y el pedido. Este documento sirve como contrato entre el comprador y el vendedor.
Mientras que la factura es un documento legal y contable que certifica la compra o venta de bienes o servicios. Por lo general, el número de pedido aparecerá en la factura para asegurarse de que la información de ambos documentos sea idéntica.