¿Qué es una factura?
Una factura es el documento emitido por una empresa después de una operación comercial. Sirve como prueba de la ejecución de un contrato y como solicitud de pago. La factura materializa la transacción financiera realizada y es uno de los elementos utilizados para calcular los impuestos sobre el valor añadido (IVA) a cobrar y deducir. Además, la factura debe redactarse en duplicado, uno para el comprador y otro que queda en posesión del vendedor.
¿Es obligatoria la emisión de una factura?
La emisión de una factura es obligatoria en el ámbito de las ventas B2B, es decir, entre profesionales. Un particular puede solicitar una factura, pero esto no es una obligación legal, excepto en algunos casos:
- Cuando el cliente lo solicita expresamente.
- En ventas a distancia.
- En entregas intracomunitarias exentas de IVA.
¿Cuáles son los diferentes tipos de facturas?
Existen varios tipos de facturas, cada una de ellas utilizada para fines específicos:
- Factura proforma: esta factura provisional es solicitada por el cliente para tener una idea de los costos futuros. No tiene validez jurídica o contable, pero es necesaria si el cliente desea solicitar un préstamo para realizar su compra.
- Factura de anticipo: esta factura se utiliza para el pago de anticipos antes del inicio del contrato.
- Factura de situación o de avance: esta factura es un intermediario emitido por el proveedor o vendedor a medida que avanza el proyecto.
- Factura de cierre o definitiva: esta factura se emite al recibir el bien o después de la realización de los servicios, y sirve para demostrar la compra o venta de bienes y servicios. Este documento tiene valor jurídico, comercial, contable y fiscal.
- Factura de abono: esta factura permite modificar o cancelar una factura emitida, por ejemplo, debido a un error, un reembolso o la cancelación de un servicio.
¿Cuáles son los elementos obligatorios en una factura?
- La mención «Factura» y el número de factura.
- La fecha de emisión de la factura.
- La identidad y los datos de contacto/direcciones de ambas partes (número de IVA, número de identificación CIF y forma jurídica).
- La descripción de los productos y servicios.
- La cantidad de productos o servicios.
- Los precios sin impuestos y las tasas de IVA.
- El total sin impuestos y el total con impuestos.
- Las condiciones de pago (plazos de pago, monto del anticipo si corresponde).
- Las penalidades por retraso en el pago (tasa de penalización por retraso e indemnización forfetaria) en caso de ventas B2B.
Menciones legales adicionales
Dependiendo de la estructura legal de la empresa, algunas menciones legales adicionales son obligatorias.
- Capital social para las sociedades.
- Número de Identificación Fiscal (NIF) y Registro Mercantil para los comerciantes.
- Número en el Registro de la Seguridad Social (NASS) y Registro de Oficios para los artesanos.
- Seguro de responsabilidad civil y seguro decenal si la empresa dispone de ellos, junto con los datos de contacto y el área de cobertura.