¿Qué es el archivo contable?
El archivo contable consiste en conservar los documentos contables y financieros de una empresa de forma organizada y accesible. De este modo se garantiza que se mantiene un registro del historial financiero de la empresa y que se dispone de los documentos necesarios para justificar las transacciones contables. Los registros contables pueden almacenarse físicamente, en archivadores o cajas por ejemplo, o electrónicamente, almacenando los documentos necesarios en un soporte informático.
¿Quién se encarga de archivar sus cuentas?
El archivo contable suele correr a cargo del departamento de contabilidad de la empresa, que se encarga de mantener y gestionar los registros contables y la documentación asociada. Esto puede incluir la recepción, clasificación y archivo de los documentos contables, así como el establecimiento de diversos procedimientos de gestión de la información y sistemas de almacenamiento adecuados.
Dependiendo del tamaño de la empresa y de la complejidad de sus actividades, el departamento de contabilidad puede estar formado por uno o varios contables, que pueden contar con el apoyo de auxiliares contables o becarios. En las grandes empresas, es habitual que el archivo contable se confíe a un equipo específico o a una empresa especializada en este ámbito.
Hay que tener en cuenta que el archivo contable debe realizarse de forma rigurosa y ordenada, para garantizar la fiabilidad e integridad de los datos contables de la empresa. Por ello, es aconsejable confiar esta tarea a profesionales cualificados y competentes, que podrán poner en marcha procesos y herramientas adecuados y adaptados a la naturaleza y las necesidades de la empresa.
¿Cuándo deben archivarse los documentos contables?
En general, es aconsejable archivar la contabilidad cada año, una vez recopilados todos los documentos contables y financieros y finalizadas las cuentas anuales. De este modo, los documentos se conservan de forma más organizada y son más accesibles cuando se necesitan.
El cumplimiento de los plazos legales para archivar los documentos contables es muy importante. Los plazos legales varían según el tipo de empresa y el país en el que esté registrada. En general, los documentos contables deben conservarse más de diez años. Sin embargo, puede haber variaciones en función de las leyes y normativas vigentes en cada país.
Fases del archivo de documentos contables
Recopilación de documentos
En primer lugar, hay que recopilar todos los documentos contables del año anterior, como facturas, recibos, órdenes de compra, extractos bancarios, etc.
Clasificación de documentos
Luego, es importante seleccionar y clasificar estos documentos. Por ejemplo, los documentos pueden ser clasificados por mes o por tipo de documento. El método de clasificación se elige según la empresa. Además, se recomienda numerar cada documento para facilitar su localización. Una vez que los documentos están clasificados y numerados, es necesario agruparlos en orden cronológico y por año: generalmente, un año corresponde a una carpeta.
Copiar los documentos
Una vez que los documentos han sido clasificados, archivados, numerados y ordenados, es práctica común hacer una copia de seguridad de todos los documentos contables y guardarlos en un lugar seguro, por si los documentos originales se pierden o se dañan.
Tipos de archivo contable
Archivo físico
El archivo físico consiste en conservar los documentos contables en papel en archivadores y/o cajas de almacenamiento. Esto puede ser útil si la empresa necesita consultar estos documentos con regularidad o si el acceso a un ordenador o a una red informática es limitado.
Archivo digital
El archivado digital consiste en digitalizar los documentos contables y almacenarlos en un disco duro externo o en la nube. De este modo, los documentos contables están disponibles de forma rápida y sencilla. Sin embargo, es esencial establecer un sistema de copias de seguridad para evitar cualquier riesgo de pérdida de datos.
Archivo externalizado
El archivo externalizado consiste en que una empresa se especialice en el archivo de los documentos contables de una empresa. Se trata de una posible solución para las empresas que no disponen de suficiente espacio de almacenamiento para los documentos, o para las empresas que no disponen de los recursos necesarios para llevar a cabo el archivo de los documentos contables.