El balance contable es una fotografía de los recursos y obligaciones de la empresa en un momento determinado. Es esencial para evaluar la salud financiera de la empresa y su solvencia. También permite evaluar su capacidad para generar flujos de tesorería futuros. Ya decidas realizarlo tú mismo o delegar esta tarea a un experto contable, ¡es indispensable saber cómo preparar correctamente un balance contable! Te explicamos todo paso a paso.
Definición del balance contable
El balance contable es un documento financiero esencial. Resume la situación financiera de una empresa en un momento dado, generalmente al final del ejercicio contable. Presenta los activos, los pasivos y el patrimonio neto de la sociedad. Además, está estructurado para mostrar claramente lo que la organización posee y lo que debe.
Estos son los componentes principales de un balance contable:
- Activos: representan los recursos controlados por la empresa que se espera que aporten beneficios económicos futuros. Generalmente se clasifican en activos corrientes (como el dinero en caja, existencias y cuentas de clientes, todos previstos para convertirse en liquidez o utilizarse en el año) y activos no corrientes (como edificios, maquinaria y patentes, que se utilizan durante un período más largo).
- Pasivos: son las obligaciones financieras o deudas que la empresa debe reembolsar a terceros. Como con los activos, los pasivos pueden clasificarse en pasivos corrientes (cuentas de proveedores, salarios por pagar, préstamos a corto plazo) y también en pasivos no corrientes (deudas a largo plazo, préstamos hipotecarios, obligaciones a largo plazo).
- Patrimonio neto: también llamado fondos propios o capital propio, representa la parte de la empresa que pertenece a los accionistas o propietarios después de deducir todas las deudas. Esta parte incluye el capital social, los beneficios no distribuidos y las reservas.
¿Para qué sirve el balance en contabilidad?
El objetivo principal del balance contable es determinar la situación financiera de una empresa al cierre del ejercicio contable (generalmente anual), ya que este documento muestra lo que posee y lo que debe en ese momento preciso. El balance ofrece una visión clara de todos los activos y pasivos.
Crear un balance contable para una empresa permite:
- Evaluar riesgos y oportunidades: comparando los activos a corto plazo con los pasivos a corto plazo, es posible juzgar si la empresa dispone de los fondos necesarios para pagar sus deudas inmediatas (como salarios y alquileres) o si necesita financiación adicional.
- Facilitar el acceso a la financiación: los balances contables son utilizados frecuentemente por prestamistas e inversores para evaluar la capacidad de una empresa para reembolsar sus deudas y gestionar eficazmente sus activos.
- Demostrar su viabilidad a largo plazo: el análisis de los balances y ratios financieros permite evaluar la rentabilidad, productividad y liquidez de la empresa, así como comparar su rendimiento con el de los competidores.
- Analizar su capacidad de financiación: este análisis reitera la importancia de evaluar los activos y pasivos a corto plazo para determinar la capacidad de la empresa para cubrir sus compromisos financieros inmediatos.
Preparar tu balance contable: 4 tareas previas
1. Actualizar los asientos en el libro diario
El libro diario es el registro primario donde se registran cronológicamente todas las transacciones diarias de la empresa. Según sus prácticas contables, algunas empresas pueden también utilizar diarios especializados, como un libro de ventas, un libro de cobros o un libro de compras.
Así, antes de compilar los principales estados financieros (incluido el balance), es esencial actualizar las cuentas al final de cada período contable para incluir operaciones aún no registradas. Tomemos el ejemplo de una entrega de bienes valorada en 5.000 € realizada el último día del mes. Si el pago de estos bienes se recibe después del cierre del período, el asiento correspondiente debe ajustarse en el diario general.
2. Transferir las transacciones al libro mayor
Después de registrar y actualizar las transacciones en el libro diario, estas se transfieren a las cuentas apropiadas como ventas, compras, cuentas de clientes, existencias y tesorería. Este proceso se llama contabilización.
Mientras que el libro diario registra las transacciones diariamente, los libros mayores las organizan por cuenta. Al final del período contable, las diferentes cuentas se compilan en el libro mayor general, que sirve de base para la elaboración del balance contable y los estados financieros.
3. Establecer el balance de comprobación final
El siguiente paso consiste en preparar un balance de comprobación final. Este documento resume los saldos de todas las cuentas del libro mayor. De este modo, simplifica la verificación de los totales y la identificación de posibles anomalías contables.
El balance de comprobación debe mostrar que la suma total de los débitos es equivalente a la de los créditos. Si los totales no coinciden, puede indicar errores como omisiones de transacciones o errores de entrada. En tal caso, es necesaria una revisión exhaustiva.
4. Preparar la cuenta de resultados
Antes de elaborar el balance contable, es esencial preparar una cuenta de resultados para calcular el ingreso neto, que corresponde al beneficio o pérdida neta de tu empresa. Esta cantidad aparece en la línea final de la cuenta de resultados. Después del cálculo, el ingreso neto se incorpora en las cuentas de beneficios no distribuidos, que forman parte de la sección de patrimonio neto del balance.
Para elaborar la cuenta de resultados, comienza por extraer los ingresos y gastos del balance de comprobación y clasifícalos para obtener una vista clara del rendimiento financiero.
¿Cómo hacer tu balance contable en 6 pasos?
1. Fijar una fecha de cierre para el balance contable
Un balance contable refleja la situación financiera en un momento preciso, no durante un período. Habitualmente, el balance se establece al final del ejercicio fiscal. Suele establecerse el último día de marzo o de diciembre, pero también puede prepararse trimestral o semestralmente. El encabezado del balance debería indicar una fecha específica, como «a 31 de diciembre de 2024».
2. Recopilar las cuentas para el balance contable
Examina el libro mayor y el balance de comprobación para identificar las cuentas permanentes (por ejemplo, liquidez, activos fijos) cuyos saldos se trasladan al siguiente período. Solo estas cuentas se incluyen en el balance. Anota sus saldos para uso posterior.
3. Calcular el total de activos
Identifica y lista las cuentas de activos (liquidez, stocks, etc.) desde tu balance de comprobación. Clasifícalas en activos corrientes (convertibles en liquidez en el año) y activos no corrientes (utilizados a largo plazo). Luego, suma los valores de cada categoría para obtener el total de activos.
4. Calcular el total de pasivos
Determina qué cuentas representan tus obligaciones (como cuentas a pagar y préstamos) y anótalas como tus pasivos. Estos pueden dividirse en pasivos corrientes (a pagar en el año) y pasivos no corrientes (a largo plazo). Suma estos valores para obtener el total de pasivos.
5. Clasificar los activos y pasivos
Organiza los activos por orden de liquidez y los pasivos por su vencimiento de una manera relevante. Los activos fácilmente convertibles en liquidez se enumeran primero, seguidos por los activos más permanentes. Del mismo modo, las obligaciones a corto plazo se enumeran antes que las de largo plazo.
6. Calcular el patrimonio neto
El patrimonio neto refleja el valor neto de la empresa e incluye las inversiones de los propietarios, así como las ganancias o pérdidas acumuladas.
Aquí encontrarás:
- Acciones ordinarias y acciones preferentes: estos términos se refieren a los diferentes tipos de acciones emitidas por una empresa. Los titulares de acciones ordinarias generalmente tienen derecho a voto en las decisiones de la empresa. En caso de liquidación, solo reciben un reembolso después del pago completo a los titulares de acciones preferentes.
- Acciones propias: son acciones que la empresa ha recomprado en el mercado. Esta práctica se utiliza a menudo para prevenir o desalentar los intentos de adquisición hostil, reduciendo el número de acciones disponibles para el público.
- Beneficios no distribuidos: corresponden a los beneficios que no se han distribuido a los accionistas en forma de dividendos, sino que se reinvierten en la empresa. El cálculo de estos beneficios tiene en cuenta el ingreso neto de la empresa. Se añaden los beneficios no distribuidos acumulados de períodos anteriores, menos los dividendos eventualmente pagados durante el período.
Suma estos valores para obtener el total del patrimonio neto. Luego, combina este total con el de los pasivos para obtener el total de pasivos y patrimonio neto.
¿Cómo producir un balance funcional y financiero a partir de este documento contable?
Creación de un balance funcional
El balance funcional reorganiza los elementos del balance contable según su rol en las actividades de la empresa, como inversión, financiación, explotación y operaciones extracontables. En este balance, los activos se denominan «empleos«, mientras que los pasivos se llaman «recursos«. Esta reorganización ayuda a comprender cómo se utilizan los recursos en la empresa. Es crucial proceder meticulosamente a este análisis para evitar errores en la clasificación de los datos.
Creación de un balance financiero
El balance financiero, aunque retoma los mismos epígrafes que el balance contable, reorganiza los activos según su liquidez y los pasivos según su madurez. Este tipo de balance se utiliza para evaluar la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones financieras a corto y largo plazo. Ofrece así una perspectiva precisa de su solvencia. Este balance es particularmente útil para análisis rápidos. Puede prepararse fácilmente a partir de los datos del balance contable.
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