En la era digital, los sistemas ERP se han convertido en herramientas esenciales. Han conquistado a equipos y directivos con soluciones eficaces para optimizar la organización, gestión y comunicación. La llegada del ERP Cloud a principios de los años 2000 aportó una nueva dimensión a la gestión empresarial mediante soluciones alojadas de forma remota.
Actualmente, estos sistemas evolucionan hacia la nube, y adoptar el ERP en modo Cloud parece ser un enfoque prometedor para el futuro. Definición, ventajas, limitaciones y oportunidades: ¡descubramos juntos todo lo que necesitas saber sobre los ERP basados en la nube!
ERP Cloud: definición
El término «software de gestión integrado» (ERP) surgió en los años 90 para caracterizar software diseñado para coordinar y automatizar todos los procesos de una empresa. Abarca áreas tan diversas como finanzas, fuerzas de ventas o producción. Inicialmente, estos sistemas ERP se implementaban principalmente en los servidores de las empresas, en sus propios centros de datos.
Así, un software ERP Cloud (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión integrado que funciona en servidores remotos, accesibles a través de Internet. Todo se realiza desde una plataforma centralizada alojada en la nube.
A diferencia de los ERP tradicionales instalados en los servidores internos de una empresa (On-Premise), un ERP Cloud es gestionado por un proveedor de servicios. Este proveedor se encarga de la infraestructura, mantenimiento, actualizaciones y seguridad del sistema. Los usuarios pueden conectarse al sistema desde cualquier lugar, siempre que tengan conexión a Internet. Este funcionamiento resulta particularmente ventajoso para empresas con equipos distribuidos geográficamente o necesidades de movilidad.
ERP On-Premise y ERP Cloud: diferencias
Instalado en los servidores internos de la empresa, el ERP On-Premise requiere una infraestructura de hardware propia y una alta inversión inicial. Este tipo de ERP permite una personalización más profunda. Si bien, las actualizaciones y el mantenimiento deben gestionarse internamente, lo que puede ser costoso y complejo. El acceso generalmente está limitado a la red de la empresa, excepto cuando se usan soluciones VPN.
Por otro lado, alojado en servidores remotos, el ERP Cloud es accesible a través de Internet, con costes iniciales más bajos gracias a un modelo de suscripción. El proveedor se encarga del mantenimiento, las actualizaciones automáticas y la seguridad. Aunque la personalización es posible, suele ser más limitada. La principal ventaja del ERP Cloud radica en su escalabilidad flexible y su rápida implementación.
La elección entre estos dos tipos de ERP depende de las necesidades específicas de la empresa, especialmente en términos de control de datos, presupuesto, necesidad de movilidad o capacidad para gestionar una infraestructura TI interna.
¿A qué desafíos modernos responde esta solución?
Optar por un sistema ERP Cloud se ha vuelto esencial para destacar en un mundo cada vez más digital. Históricamente, los ERP han sido herramientas valiosas para las empresas, mejorando la productividad y proporcionando información relevante. Sin embargo, con la aceleración de la digitalización y la competitividad, los sistemas ERP tradicionales On-Premise luchan por mantener el ritmo. Su dificultad para adaptarse rápidamente a los cambios constantes los hace menos eficaces en un entorno que exige velocidad y flexibilidad.
En este contexto, la rapidez, la mejora continua, la fiabilidad y el coste son parte de las exigencias de los clientes. Las empresas a menudo deben recurrir a colaboraciones externas para asegurar una excelente relación calidad-precio para atraer y retener clientes. Ante la creciente complejidad de los procesos internos y la necesidad de gestionar interacciones a escala global, las empresas requieren un ERP que trascienda los límites físicos. El ERP Cloud se vuelve entonces esencial para responder a estas necesidades con eficacia.
¿Por qué elegir un ERP Cloud?
El ERP Cloud es una tecnología bien establecida y ampliamente adoptada. Muchas empresas lo utilizan en todo el mundo, incluyendo probablemente algunos de tus competidores. Aprovecha el acceso inmediato a herramientas avanzadas que fomentan la innovación y apoyan tu digitalización.
Optar por un sistema ERP Cloud presenta varias ventajas que pueden responder a las necesidades específicas de las empresas modernas:
- Coste inicial reducido: un ERP Cloud funciona generalmente con un modelo de suscripción. Esto evita los grandes gastos iniciales relacionados con la compra de hardware y licencias, permitiendo a las empresas distribuir los costes a largo plazo.
- Actualización y mantenimiento simplificados: los proveedores de soluciones ERP Cloud gestionan las actualizaciones y el mantenimiento, garantizando que el software se mantenga actualizado con las últimas funcionalidades y parches de seguridad. Esto libera a la empresa de tareas técnicas pesadas y complejas.
- Accesibilidad en movilidad: un ERP Cloud es accesible desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a Internet. Esto es particularmente beneficioso para empresas con equipos descentralizados o para el trabajo remoto.
- Escalabilidad flexible: los sistemas ERP basados en la nube son fácilmente escalables. Las empresas pueden ajustar su uso según el crecimiento o los cambios en sus actividades, aumentando o reduciendo las funcionalidades o la capacidad según sus necesidades.
- Implementación rápida: la implementación de un ERP Cloud suele ser más rápida que una solución On-Premise, ya que no requiere una configuración de hardware compleja. Las empresas pueden comenzar a usar el sistema rápidamente después de la suscripción.
- Seguridad gestionada por el proveedor: los proveedores de servicios cloud invierten masivamente en seguridad para proteger los datos de los clientes, implementando medidas avanzadas como el cifrado de datos, redundancia y protocolos de seguridad rigurosos.
¿Qué puntos considerar para elegir bien tu software ERP en la nube?
Fiabilidad del proveedor
Aunque los datos pueden estar mejor protegidos con un proveedor de ERP Cloud que en tus propios servidores, es esencial elegir un proveedor de confianza. Asegúrate de que el proveedor cumpla con las normas de privacidad y seguridad vigentes para garantizar la protección de tu información sensible.
Personalización
Las soluciones ERP Cloud generalmente ofrecen servicios llave en mano, prácticos y eficientes. Sin embargo, pueden tener opciones de personalización más limitadas. Si tienes necesidades específicas, considera soluciones ERP de código abierto que ofrecen más flexibilidad, aunque requieren una gestión más intensiva.
Restricciones contractuales
Al elegir un ERP Cloud, aceptas condiciones contractuales que pueden incluir una capacidad de almacenamiento definida o herramientas estandarizadas. Por lo tanto, es importante evaluar bien estos parámetros para asegurarte de que correspondan a tus necesidades actuales y futuras.
Migración entre proveedores
Cambiar de proveedor de ERP Cloud puede implicar desafíos técnicos, especialmente en cuanto a la compatibilidad de plataformas y migración de datos. Una planificación rigurosa y una buena coordinación son indispensables para asegurar una transición fluida y minimizar costes imprevistos.
¿Qué hay de la seguridad de los datos?
El ERP Cloud plantea preguntas legítimas sobre su seguridad. De hecho, las violaciones de datos y los ataques informáticos son cada vez más frecuentes. Aunque ningún sistema es totalmente invulnerable, la seguridad de un ERP Cloud depende en gran medida de su configuración y gestión.
Entre los principales aspectos a considerar en materia de seguridad, encontramos:
- Robo de datos: los incidentes de robo de datos a menudo atraen la atención mediática, especialmente cuando afectan a grandes empresas y la divulgación de información sensible. Sin embargo, ocurren con más frecuencia en sistemas locales que en soluciones alojadas en la nube.
- Pérdida de datos: la pérdida de datos puede ser dramática, ya sea por desastres naturales, errores humanos o fallos técnicos. Los ERP Cloud ofrecen la ventaja de copias de seguridad regulares y redundantes realizadas por el proveedor. Esto garantiza una rápida recuperación de datos y un retorno a la actividad normal después de un incidente.
- Nivel de seguridad: las pequeñas y medianas empresas a menudo tienen recursos TI limitados. Se centran principalmente en el mantenimiento y actualización de sistemas, sin especialistas dedicados en seguridad informática. Al optar por un ERP Cloud, estas empresas se benefician de la experiencia de profesionales de seguridad, disponibles permanentemente para garantizar la aplicación de las últimas actualizaciones de seguridad y los protocolos apropiados.