Actualmente, el comercio en línea está en plena expansión. Si estás pensando en lanzar un sitio de e-commerce, probablemente te estés preguntando si deberías conectar o no un ERP. Para responder a las necesidades de tus clientes, debes mejorar constantemente tus operaciones, y eso es precisamente lo que permite el Enterprise Resource Planning. Entonces, ¿deberías integrar un ERP en tu e-commerce? ¿Cuáles son las verdaderas ventajas y desventajas de esta estrategia? ¡Vamos a explorar en detalle las respuestas a estas preguntas!
¿Qué es un ERP y por qué es importante?
El ERP (Enterprise Resource Planning) o PGI (Programa de Gestión Integrada) es un software diseñado para gestionar los diferentes procesos empresariales de una organización. Cubre módulos como la gestión comercial, de stocks, la relación con los clientes, la producción, los recursos humanos o el procesamiento de pedidos.
Todas estas funcionalidades están centralizadas en una única base de datos, actualizada en tiempo real gracias a las transacciones efectuadas por los usuarios correspondientes. Así, cada departamento dispone siempre de datos actuales y fiables. El ERP es, por tanto, una solución de gestión eficaz que permite dinamizar el workflow de una organización, reforzar la coherencia de los datos y reducir las tasas de error.
La importancia del ERP en el ecommerce
El ERP en el ecommerce juega un papel esencial en la coordinación de las operaciones de back office y las ventas en línea. Un ERP permite centralizar los datos provenientes de múltiples canales de ventas, es decir, los puntos de venta físicos y las plataformas en línea. Esta solución también permite responder a las exigencias en tiempo real, para una gestión eficaz de los flujos de trabajo.
Es importante saber que existen diferentes tipos de ERPs, desde sistemas autónomos hasta soluciones ERP en la nube. Como responsable de la toma de decisiones, debes evaluar las necesidades específicas de tu actividad comercial antes de seleccionar un ERP. ¡Abordamos los criterios de elección a tener en cuenta más abajo en este artículo!
Además, las empresas B2B pueden beneficiarse enormemente de una integración ecommerce ERP: sus necesidades son a menudo más complejas que las de las empresas B2C debido a los volúmenes de transacciones más importantes y los procesos de venta sofisticados. Un ERP integrado puede ayudar a racionalizar las operaciones, mejorar la gestión de stocks y ofrecer un mejor servicio al cliente.
Las ventajas de integrar un ERP a un sitio ecommerce
Acelerar los flujos y evitar errores
Si tu sitio ecommerce no está conectado a un ERP, debes volver a introducir manualmente los pedidos en tu sistema ERP para poder comenzar la preparación de los pedidos y generar los documentos de entrega. De la misma manera, después de realizar el pago en el sitio, es necesario volver a introducir la transacción en los módulos de gestión comercial o contabilidad.
Integrar estos sistemas puede ahorrarte mucho tiempo al reducir las tareas improductivas y evitar los errores de introducción de datos. Además, la información sobre el avance de la entrega puede ser automáticamente subida al sitio ecommerce: un punto crucial para aumentar la satisfacción de los clientes y evitar que te contacten para conocer el estado de su pedido.
Aumentar la satisfacción del cliente
Los clientes esperan ahora conocer la disponibilidad de los productos en stock, especialmente si tienen la opción de elegir entre varios modos de entrega (incluida la recogida en tienda). Para que el stock esté actualizado y evitar decepcionar a tus compradores en línea, es crucial conectar un ERP a un ecommerce para optimizar la gestión de los stocks.
Además, es esencial que los precios y las promociones en los artículos estén actualizados en tu sitio web. Al integrar tu ecommerce con tu ERP, puedes actualizar automáticamente las fichas de productos con esta información esencial para los clientes.
Finalmente, el archivo de clientes también debe estar sincronizado para que estés rápidamente informado de cambios de dirección, por ejemplo, y que el cliente pueda disponer de información actualizada en el sitio web para seguir el avance de sus pedidos.
Facilitar el servicio al cliente
Si gestionas las solicitudes de los clientes con un software dedicado al servicio, es esencial conectarlo a tu ecommerce, ya que los clientes son cada vez más exigentes y esperan que tengas acceso a toda la información en tiempo real.
Gracias a una conexión ERP a un ecommerce, serás capaz de conocer el historial de cada cliente. También puedes implementar un chat en vivo para dialogar con ellos y guiarlos en su proceso de compra.
Límites y desafíos de la integración ERP – ecommerce
Obviamente, como la mayoría de las soluciones, el ERP ecommerce también presenta algunas limitaciones que pueden frenar su implantación:
- Costes iniciales elevados: la implementación de un ERP en ecommerce puede requerir una inversión inicial cuantiosa. Los costes incluyen la compra del software, las tarifas de licencia y los costes de integración.
- Tiempo de implementación: la integración de un ERP y su implementación pueden llevar un tiempo considerable. Durante este periodo, la empresa puede experimentar perturbaciones en sus operaciones diarias.
- Formación del personal: la adopción de un nuevo sistema ERP también requiere capacitar al personal, lo que puede generar costes adicionales y un tiempo de adaptación.
¿Cómo elegir el ERP adecuado para tu ecommerce? 8 criterios
Si estás convencido de la integración de un ERP ecommerce en tu empresa, ¡todavía necesitas elegir la herramienta adecuada! Para ayudarte en este proceso, aquí tienes los 8 criterios que debes tener en cuenta:
- Tus necesidades específicas: identifica las funcionalidades cruciales que necesitas y piensa en las particularidades de tu actividad ecommerce (por ejemplo, si operas en B2B, B2C o ambos).
- Las funcionalidades de los ERP disponibles: asegúrate de que cada solución ofrezca las funcionalidades necesarias para gestionar eficazmente tu empresa y que la solución pueda integrarse fácilmente con tu ecommerce.
- La facilidad de integración: la compatibilidad técnica es crucial para evitar problemas durante la implementación y para asegurar una transferencia de datos fluida.
- Las opciones de personalización: cada empresa tiene necesidades únicas. Las opciones de personalización permiten adaptar el sistema a tus procesos y preferencias empresariales.
- La escalabilidad: elige un ERP ecommerce que pueda evolucionar con tu empresa. Si planeas un crecimiento rápido o una expansión a nuevos mercados, el ERP debe poder adaptarse a estos cambios sin necesitar una revisión completa del sistema.
- El coste total: ten en cuenta el coste de compra inicial, pero también las tarifas de licencia, los costes de integración, de formación y de mantenimiento.
- La experiencia del usuario: la interfaz debe ser intuitiva y fácil de usar para tus equipos. Una solución compleja y difícil de usar puede frenar la adopción por parte de tus empleados y reducir la eficiencia operativa.
- El soporte técnico: un soporte técnico fiable es esencial para resolver rápidamente cualquier problema que pueda surgir. Verifica las opciones de soporte ofrecidas (teléfono, email, chat) y los horarios de disponibilidad.
¿Cómo conectar un ERP al ecommerce?
Para garantizar una integración exitosa de tu ERP a tu sitio ecommerce, y así mejorar la eficiencia de tus operaciones y la satisfacción de tus clientes, sigue estos pasos:
- Selecciona un ERP compatible: es esencial elegir un ERP que se integre fácilmente con tu ecommerce y que responda a tus necesidades de gestión empresarial.
- Planifica la integración: define las etapas de la integración, incluyendo los procesos a automatizar, los datos a compartir entre los sistemas y los plazos previstos. ¿Necesitarás crear cuentas de clientes en tu e-shop B2B, actualizar los precios específicos según los clientes, etc.?
- Verifica la calidad de tus datos: antes de enviar datos como la base de clientes, los precios y el stock, asegúrate de que esta información sea correcta en el momento y fiable a largo plazo. Así evitarás transmitir información errónea.
- Configura la integración: configura los parámetros del ERP e-commerce para que funcione de manera transparente con tu ecommerce, utilizando conectores de software de terceros o desarrollando una solución personalizada.
- Prueba la integración: asegúrate de que la integración funcione como se espera realizando pruebas rigurosas. Prueba tanto internamente como con un cliente real para verificar la experiencia del cliente.
- Despliega la integración: no olvides comunicar bien los procedimientos y reglas a seguir a los equipos para asegurar una gestión eficaz.
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