La digitalización de las empresas se ha vuelto imprescindible para mantenerse competitivo en el mercado. En este contexto, elegir un ERP adecuado a tus necesidades es un paso crucial para el éxito de tu transformación digital. Pero frente a la multitud de soluciones disponibles, ¿Cómo tomar la decisión correcta? Aquí están los criterios esenciales a tener en cuenta para seleccionar un ERP eficiente.
¿Por qué implementar un ERP?
Centralizar la información
El ERP es la columna vertebral de la empresa. Gestiona toda la información de tu actividad y te ayuda a tener una visión global de tu negocio. Para lograrlo, todos los datos están:
- Centralizados: toda la información de la empresa se reúne en una sola base de datos. Permite un acceso rápido y fácil a todos los datos.
- Estandarizados: evita errores de lectura o interpretación y facilita los intercambios.
Mejorar de la comunicación
La centralización de los datos permite que todos los sectores de la empresa accedan a una única fuente de información, lo que facilita los intercambios entre ellos.
Los ERPs contribuyen a desglosar los flujos de información al integrar datos de las diferentes áreas (ventas, atención al cliente, admisión de ventas, etc.). Esto fomenta el intercambio de información entre los departamentos, evitando situaciones en las que un equipo trabaje con información incompleta o desactualizada.
Aumentar tu productividad con un ERP
Independientemente del tamaño de tu empresa, MYPE, PYME o una Gran Empresa, el uso de un ERP te ayuda a limitar los errores asociados al uso de una multitud de softwares.
Al utilizar una sola herramienta que estandariza todos tus datos, eliminas errores de interpretación o de doble ingreso, y te aseguras de que tus datos estén actualizados. La información se comparte y centraliza, lo que ofrece un ahorro de tiempo considerable para todas tus áreas y contribuye a reducir los costos.
Además, un ERP permite obtener información en tiempo real sobre los datos financieros y operativos, esto permite a las empresas reaccionar rápidamente a las fluctuaciones del mercado. En resumen, el uso de un ERP contribuye a crear un entorno empresarial más ágil, eficiente y competitivo.
Facilitar la toma de decisiones
Al proporcionar una base de datos centralizada y garantizar un acceso rápido a información confiable, un ERP es una herramienta esencial para una toma de decisiones efectiva e informada dentro de la empresa.
¿Cuáles son los criterios para elegir tu ERP?
La elección de un ERP es una decisión crucial que impacta a toda tu empresa. Aquí tienes 9 criterios esenciales a considerar al seleccionar un ERP.
Adecuación del ERP a tus necesidades
Asegúrate de que el ERP responda específicamente a las necesidades y especificidades de tu empresa. Debe poder adaptarse a tus requisitos e integrar todos los elementos que necesitas (gestión de inventario, facturación, contabilidad, CRM, etc.)
Concretamente, se recomienda definir tus expectativas y objetivos antes de embarcarte en la búsqueda de un ERP. Aquí se trata de determinar las necesidades a las que el ERP deberá responder para determinar las funcionalidades que serán indispensables para ti.
Una vez hecho este trabajo, estarás en condiciones de enmarcar tu proyecto y clasificar tus necesidades por orden de prioridad. Al elegir, podrás optar por un ERP que satisfaga todas tus necesidades esenciales y la mayoría de tus necesidades importantes.
Tamaño de tu organización
Tus necesidades podrían ser diferentes según se trate de una PYME o una empresa de gran tamaño.
Generalmente, las grandes empresas tienen necesidades más complejas y volúmenes de datos más grandes para manejar.
Una solución mal dimensionada puede tener un efecto contraproducente. De hecho, si optas por una solución destinada a grandes empresas pero tu organización es una MYPE o incluso una PYME, podrías encontrarte con una complejidad de uso y de flujos que podría perturbar tus procesos.
También debes tener en cuenta tu sector de actividad. Algunos ERPs están especializados en ciertos sectores (por ejemplo, restauración), mientras que otros son más generalistas y se adaptan a casi todos los sectores.
Agilidad y flexibilidad
La escalabilidad del ERP es crucial. Tu empresa puede crecer y evolucionar, y tu ERP debe ser capaz de seguir este ritmo. Opta por una solución que pueda adaptarse a la expansión de tu empresa sin necesidad de una reforma mayor.
Un buen ERP debe ser capaz de adaptarse a lo que no habías previsto. La pérdida o llegada de un gran cliente, el lanzamiento de un nuevo producto, el desarrollo de tu empresa. Las razones para evolucionar pueden presentarse de muchas formas diferentes.
Facilidad de uso y asimilación por los usuarios
La ergonomía de la interfaz de usuario es un factor clave para garantizar una acogida exitosa por parte de los usuarios. Elige un ERP con una interfaz intuitiva, características amigables y herramientas de formación efectivas para garantizar una transición fluida.
Los usuarios juegan un papel clave en el éxito de la implementación de un ERP. Para asegurar una buena aceptación del software por parte de tus equipos, debes garantizar la ergonomía y facilidad de uso de la herramienta. Si bien la formación es importante, no debe volverse demasiado compleja. La herramienta en sí misma debe ser fácilmente manejable por todas las personas que trabajarán con ella a diario.
Integración con sistemas internos
Probablemente pases tu día cambiando de una herramienta a otra, alternando entre ventanas y diferentes aplicaciones. Un software ERP duradero debería poder integrarse fácilmente con otros sistemas y aplicaciones que utilices y hacer que toda la información sea accesible en unos pocos clics. Esto permite una circulación fluida de datos e información entre las diferentes herramientas.
Para que la integración de un nuevo ERP sea exitosa, debe poder comunicarse con la mayoría, si no con todas, tus herramientas como tu CRM, tus sistemas TPV, etc. En Lundi Matin hemos desarrollado APIs y conectores para casi todas las herramientas que puedas necesitar.
¿En tu red o en la Nube?
Existen dos soluciones para alojar tu ERP, ya sea que se aloje internamente o que optes por la solución de ERP en la Nube.
Para el alojamiento en tu red, debes asegurarte de que tu infraestructura esté calibrada para ello.
Y si optas por un ERP en la Nube, nosotros nos encargamos del alojamiento, el mantenimiento y la copia de seguridad de los datos.
El costo inicial con la Nube es más bajo que si eliges el alojamiento interno. De hecho, no tendrás que asumir los costos de la evolución del sistema.
Además, un ERP en la Nube te permite trabajar desde donde quieras, todo lo que necesitas es una conexión a Internet.
Si eliges un ERP en la Nube, asegúrate de que tus datos están encriptados y de que sigas siendo el propietario en caso de litigio.
Costos
Obviamente, el costo es un criterio decisivo en tu toma de decisiones. Por lo tanto, es importante definir tu presupuesto por adelantado. El objetivo de la adopción de un ERP es resolver problemas y facilitar la gestión, no ponerte en una situación delicada.
Por lo tanto, debes tener en cuenta todos los costos asociados con tu proyecto. Estos pueden distribuirse de la siguiente manera:
- El costo de adquisición (puede variar según el número de usuarios)
- El costo de integración
- El costo de formación de los usuarios: a menudo es el aspecto descuidado, pero los usuarios mal capacitados pueden perjudicar gravemente la eficacia de tu nuevo ERP.
- Los gastos de mantenimiento o actualización.
Soporte al cliente
Un problema puede surgir en cualquier momento, por lo que es crucial tener un soporte al cliente receptivo y competente, especialmente durante la fase de implementación.
En este caso, es esencial tener acceso a un soporte técnico de calidad, servicios de consulta y un servicio de tickets. También explora las opciones de formación continua y actualizaciones regulares para mantenerse al día con las nuevas características y las mejores prácticas.
Teniendo en cuenta estos criterios, estarás mejor preparado para elegir un ERP que no solo satisfaga tus necesidades actuales, sino que también evolucione con tu empresa a largo plazo.
Seguridad y Cumplimiento
La seguridad de los datos es una prioridad absoluta. Las infraestructuras de los proveedores de software en modo SaaS son extremadamente seguras, dada la naturaleza de los datos almacenados en ellas. Optar por una solución de ERP en la Nube te asegura un alto nivel de protección.
Con una solución alojada internamente, la seguridad de tu infraestructura estará a tu cargo, junto con los costos que esto puede conllevar.
En conclusión, elegir un ERP eficiente es una decisión estratégica para tu empresa. Teniendo en cuenta estos nueve criterios esenciales, podrás seleccionar una solución que no solo satisfaga tus necesidades actuales, sino que también evolucione con tu empresa a largo plazo. No subestimes este paso crucial y haz la elección informada que impulsará tu empresa hacia el éxito.
Independientemente del tamaño de tu empresa o la naturaleza de tu proyecto, te recomendamos que consultes a expertos que puedan responder todas tus preguntas y guiarte.